hotmailは特に注意！フリーメールの送信・受信トラブル対処法
近年では、スマートフォンが普及したことにより、外出先でもEmailがチェックできるようになりました。弊社はお客様に気軽にお問い合わせいただけることはもちろんですが、メールでのご相談も多くいただくスタッフにとっても、便利になりました。
そして、スマートフォンの普及と共に広がったのが、Gmail, Yahoo Mail, Hotmailなどに代表されるフリーメールの利用です。無料で高機能なフリーメールですが、実は落とし穴もあります。今回はフリーメールのトラブルとその対処法を紹介します！
フリーメールの落とし穴
みなさんも、下記のような経験はありませんか？
- 送ったはずのメールが相手に届かない
- 届くはずのメールが来ない
（↑立場が反対なだけで同じことですが。）
このような場合には、送受信の間のどこかでメールが消えてしまった可能性が高いです。
フリーメールの中で特に要注意なのがhotmail！
フリーメールの中でも、ほとんどちゃんと届くもの、結構な確率で届きにくいものというのがあります。
ひとつのサービスを悪く言うのは気が引けるのですが、残念ながらhotmailは、メールが届かない・消えてしまった、というトラブルの発生数が多いです。
弊社もメールでお客様とお話させていただくことが多いですが、特にhotmailをお使いのお客様との連絡が取れなくなってしまったり、メールを差し上げているのにも関わらず、「連絡が来ない」とお電話でご連絡いただくということが数件ありました。
hotmailの長年の課題
hotmailはMicrosoftが提供してきたメールサービスですが、実は１０年以上も前から、メールが届かない、というトラブルの原因を突き止められずにいるようです。
心配な方や、フリーメールで大事なやりとりをする必要がある方は、hotmailの利用は避け、別のサービスをご利用されるほうが少しは確実かもしれません。
その理由は次に説明させていただきます。
メール利用者はなすすべ無し！？
各メールサービスには、迷惑メール対策として、どのようなメールアドレスをブロックするかということを決める “ブロックリスト” というものを使用しているのですが、そこに引っかかると、ブロックされてエラーとして戻ってきたり、きちんと受信してくれなかったりします。
そして、hotmailは特に、迷惑メール対策が強すぎる（？）ようで、ブロックする必要の無いメールまでブロックしがちのようです。
ブロックリストがあるのなら“許可リスト”も設定できるのかというと、そういうわけではなく、hotmailは特定の差出人をブロックリストから免除する方法というのは無いそうです。
つまり、メールを使っている人が、受信できないメールに対してできる対処法や予防策というのは残念ながらありません。
hotmailでメールが届かないときの対処法
それでも長年hotmailを使っているし、いまさら新たにメールアドレスを作っても管理が大変だからなかなか…という方には、下記の点を意識されることをおすすめします。
相手から来るはずのメールが来ない・返信がくるはずなのに音沙汰無い、というときには、
- まず、メールアドレスが間違っていないか確認
- 迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっていないか確認
- それでも見つけられない場合は、どこかで消えてしまった可能性が高いので、別のメールアドレスで再度連絡を取ってみたり、電話で確認してみるなど、手段を変えてみるのが確実です。
上記のことをやっていただくと、永遠に大事なメールが届かない、大事な人との連絡が途切れた…! ということを避けられると思います。
弊社のお客様へ
大事なお客様のビザのお話や、せっかくご相談いただいた内容が弊社に届くことなく消えてしまうということはできるだけ減らせるよう、社内でも対策を検討中です。しかし先述のような仕組みから、メールによっては、運悪くブロックされてしまったり、受信されないということが起こることを完全には防ぎきれません。
弊社では遅くとも２営業日以内にはお客様からのメールにご返信差し上げるようにしています。もし弊社のお客様で、来るはずの返信が届かないとお困りの場合は上記の理由で弊社からのメールが消えてしまっている可能性がございます。その場合は、お手数ですが、別のメールサービスのアドレスをお使いいただいてご連絡いただくか、お電話にてご確認いただけますと幸いです。